Wie oft hast du schon den Spruch „Zeit ist Geld“ gehört? Dieser Satz hat mich schon immer gestört, denn ich bin kein großer Fan davon, Zeit gegen Geld zu tauschen. Gerade als VA kannst du deine Zeit effektiv nutzen, indem du einige Aufgaben bündelst und stückweise skalierst, z. B. indem du einmalig Arbeitsblätter für Kunden erstellst, die du dann immer wieder verwendest. 

Ich gebe dir heute 5 Tipps zum Zeitmanagement als VA an die Hand, damit du in die Umsetzung kommst und deine Zeit sinnvoll nutzen kannst. 

Auch wenn es offensichtlich klingt, einen Kalender oder ein Tool zu nutzen, um deinen Tag, deine Woche oder dein Quartal zu planen, ist essentiell für ein gutes Zeitmanagement. Ob du ein digitales Tool wie Asana oder Trello nutzt oder lieber handschriftlich deine Termine in deinen Kalender einträgst, ist dabei dir überlassen. Trage alle deine Termine, Meetings und To-dos ein und vergiss nicht, dir auch Pausen sowie Vor- und Nachbereitungszeiten einzuplanen. Am besten behältst du dir 20-30 % Zeitpuffer für Unvorhergesehenes vor, sodass du nicht automatisch in Verzug gerätst, wenn eine Aufgabe nicht gleich funktioniert oder sich sonstige ungeplante Dinge in deinen Tag schleichen.

Und noch ein Tipp: Überlade deinen Kalender nicht, denn sonst bist du überfordert und das Erfolgsgefühl bleibt aus.

Bist du ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Jeder von uns hat seine ganz persönlichen produktivsten Zeiten, in denen er am besten arbeiten kann. Wenn möglich, lege dir deine Arbeitszeiten auf die Tageszeit, in der du dich energiegeladen und fit fühlst. Zwinge dich nicht dazu, entgegen deinem Rhythmus zu arbeiten, wenn es nicht absolut nötig ist (z. B. für einen Kunden, mit dem du einen wichtigen Termin hast). Dafür bist du schließlich selbstständig; du hast es in der Hand, wann du arbeitest.

Wofür benötigst du eigentlich am meisten Zeit? Es gibt verschiedene Tools, mit denen du die Zeit, die du für Aufgaben benötigst, tracken kannst. Das Zeiterfassungstool Toggl bietet einen Timer an, den du, während du deine Aufgaben erledigst, mitlaufen lässt. So kannst du genau nachvollziehen, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen. Häufig stellt sich dabei heraus, was zu viel Zeit kostet. Überlege an dieser Stelle, ob du bestimmte Aufgaben outsourcen kannst.

Du kannst Techniken anwenden, um deine maximale Konzentrationsfähigkeit zu nutzen. Bei der Pomodoro-Technik fokussierst du dich für 25 Minuten und machst dann eine 5-minütige Pause. Ich persönlich habe schon einige Techniken ausprobiert und die Pomodoro-Methode etwas abgewandelt. Für mich haben sich 50 Minuten Fokus und 10 Minuten Pause bewährt. Probiere dich hier aus und wandle die Zeiten so ab, wie sie für dich persönlich am besten funktionieren.

Zusätzlich bringt dich diese Technik dazu, dich damit auseinanderzusetzen, was du realistisch in einer gewissen Zeit schaffen kannst. Reflektiere nach deiner Session: Hast du alles erledigt, was du dir vorgenommen hast? Hast du dir zu viel oder zu wenig vorgenommen? Gab es Störfaktoren?

So, so wichtig! Pausen refreshen deine Gedanken und beleben deinen Körper. Bewege dich, gehe an der frischen Luft spazieren, mache dein Sportprogramm, trinke einen Schluck, iss eine Kleinigkeit – glaube mir, das war eine der wichtigsten Lektionen, die ich für mich lernen durfte (und mich noch immer regelmäßig daran erinnern darf). Du wirst nicht produktiver, wenn du einfach nur deinen PC anstarrst – spätestens dann solltest du dir eine Auszeit gönnen. In deinen Pausen gibst du dir den Raum, deine Gedanken zu sortieren und zu verarbeiten und tankst notwendige Energie, die du später wieder brauchst. Ich garantiere dir, nach einer Pause bist du viel motivierter, produktiver, klarer und effizienter.

Wie du siehst, kannst du mit wenigen Tipps deine Zeit besser einteilen und sinnvoller nutzen. Ich empfehle dir, die Tipps auszuprobieren und für dich persönlich herauszufinden, welche dir am meisten helfen. Am Anfang kann es dauern, bis man in eine neue Routine kommt und Fortschritte sieht, aber auf lange Sicht ist es so wichtig, zu wissen, wie du deine Zeit am besten nutzt, um effektiver zu werden und damit auch wieder mehr Zeit für dich selbst zu haben. 

Du willst noch mehr Zeitmanagement-Tipps? Dann hör dir jetzt meine Podcast-Folge „10 Tipps für ein effizienteres Zeitmanagement“ an, in der ich 5 weitere Tricks mit dir teile!