Digitale Nomaden Konferenz 2022 – und wie du als Virtuelle Assistenz im Event-Management unterstützen kannst

Interview mit Event-Manager Sascha Müller

Du bist super im Projektmanagement, ein Organisationstalent oder magst den Umgang mit Kunden, weißt aber noch nicht, in welchem Bereich du als VA mit diesen Skills arbeiten kannst? Dann könnte Eventmanagement genau das Richtige für dich sein! Ob Planung, E-Mail-Verkehr oder Kundensupport, wenn es um das Thema Veranstaltungen organisieren geht, kannst du als VA in fast allen Bereichen mithelfen. Und: Eventmanagement wird immer gefragter, so Sascha Müller. Denn nach 2 Jahren, in denen coronabedingt kaum Events stattfinden konnten, ist jetzt die Nachfrage größer denn je. 

Sascha ist Geschäftsführer der gleichnamigen Agentur „Sascha Müller – Events & Marketing“, welche es sich zur Aufgabe gemacht hat, Menschen zu begeistern und ihnen unvergessliche Erinnerungen zu schenken. Zu seinen Kund*innen zählen zum Beispiel Laura Maria Seiler, Greator (Gedankentanken), elopage und viele mehr. 

Ich habe in einer Podcast-Folge mit Sascha darüber gesprochen, welche Skills im Eventmanagement gefragt sind, was dich auf der Digitalen Nomaden Konferenz (DNK) Ende Mai 2022 in Berlin erwartet und was ein erfolgreiches Event ausmacht.

Außerdem erfährst du…

  • Was dir die DNK als VA bietet
  • Wie du Unternehmen beim Event-Management unterstützen kannst
  • Dos und Don’ts bei der Bewerbung als VA
  • Warum ein guter Customer Journey nicht nur für Events, sondern auch für deine Zusammenarbeit mit Kund*innen wichtig ist 

Digitale Nomaden Konferenz 2022 – Was, wann und wo?

Sascha organisiert dieses Jahr die Digitale Nomaden Konferenz, das größte Event zum Thema ortsunabhängiges Arbeiten im deutschsprachigen Raum. Vom 27.05. – 29.05.2022 kannst du in Berlin an der dreitägigen Veranstaltung teilnehmen und dich mit Gleichgesinnten austauschen.

Die DNK bringt Menschen zusammen, die Freiheit lieben und Reisen und Arbeiten miteinander kombinieren wollen. Du hast die Chance, dich zu vernetzen und mit Menschen zu reden, die bereits ein ortsunabhängiges Business führen. 

Lass dich von Speakern motivieren und informiere dich über Themen deiner Wahl. Ob Copywriting, Visum beantragen, Social-Media-Management oder sonstige Fragen, die du zum Digitalen Nomaden Lifestyle hast, die DNK liefert dir die Antworten. 

Wenn du mehr darüber erfahren willst, wie du dir dein eigenes VA Business aufbaust, nimm an meinem Workshop auf der DNK teil oder komme zum Meetup mit mir. Wir treffen uns vor Start der Konferenz am Freitag. Mit dem Code “Kristin” erhältst du 20€ Rabatt auf das Ticket. Mehr Infos dazu findest du auch in meiner Facebook-Gruppe. 

Das Augenmerk liegt aber darauf, sich zu vernetzen und in Kontakt mit anderen zu kommen. Egal, ob du gerade erst startest oder schon seit Jahren dein eigenes Business führst, du findest viele Gleichgesinnte, mit denen du dich unterhalten kannst.

Warum die Digitale Nomaden Konferenz als Virtuelle Assistenz?

Hattest du schonmal einen Moment, in dem es plötzlich Klick gemacht hat? Du etwas auf einmal verstanden hast oder einen totalen Shift hattest? Solche Momente beobachtet Sascha auf der DNK immer wieder: „Man kann 8 Stunden lang einen Vortrag hören und dann ist es dieser eine Satz, der alles verändert.“ Auf der Bühne wird etwas gesagt und man sieht in den Gesichtern der Menschen, dass ihnen gerade ein Licht aufgegangen ist. 

Falls du also gerade an einem Punkt in deinem Business stehst, an dem du nicht weiterkommst, bietet dir die DNK die Chance, deinen Blickwinkel zu ändern und einen Durchbruch zu haben.

Wie kannst du als Virtuelle Assistenz Unternehmer bei Events unterstützen?

Als VA hast du mittlerweile viele Möglichkeiten, beim Organisieren von Events mitzuhelfen. Gerade in den nächsten paar Jahren rechnet Sascha mit einer immer größeren Nachfrage an Veranstaltungen – das heißt es gibt viele Chancen, dich als VA einzubringen und Kund*innen dabei zu unterstützen, Events zu organisieren.

Einige Dienstleistungen, die du als VA anbieten kannst:

  • Location Recherche: Locations finden und anfragen
  • Vorarbeit: Vom E-Mail-Verkehr mit den Locations bis hin zur Besichtigung, die dann deine Kund*innen meist selbst übernehmen
  • Catering, Technik und Show Act Recherche
  • Kundensupport: Kommunikation mit den Teilnehmern*innen, Fragen beantworten und weiterhelfen
  • Marketing für das Event

Welche Skills brauchst du, um als Virtuelle Assistenz im Event-Management unterstützen zu können?

VA’s im Event-Management sollten gut kommunizieren können und strukturiert arbeiten. Eine schnelle und gute E-Mail-Kommunikation, Kalenderplanung und Kontakt zu den Dienstleistern sind wichtig. Außerdem sind Google Drive Kenntnisse von Vorteil, da viele Veranstalter dieses Tool nutzen.

Nach diesen Kriterien stellen Unternehmer VA’s im Event-Management ein

Für viele Unternehmen steht Sympathie im Vordergrund, wenn es darum geht, eine VA anzustellen. Man kann alles lernen, aber wenn es auf der persönlichen Ebene nicht passt, wird eure Zusammenarbeit wahrscheinlich nicht gut funktionieren. 

Genauso wichtig ist deine Motivation. Warum willst du das Ganze machen? Habe ein starkes „Warum“ und zeige, dass du hinter dem Unternehmen und seiner Vision stehst.

Zudem ist es wichtig, strukturiert zu sein und das der Kundin oder dem Kunden von Anfang an zu vermitteln. Du kannst z. B. schon punkten, wenn du deine Dokumente als PDF-Datei mitschickst oder du schnell antwortest und die Initiative ergreifst.

Der erste Eindruck zählt, also mach es deinen potentiellen Kund*innen von Anfang an so einfach wie möglich, mit dir zusammenzuarbeiten.

No-Go’s bei der Bewerbung als Virtuelle Assistenz 

Gehe nicht mit der falschen Motivation an die Sache ran. „Ich bin in meinem aktuellen Job unzufrieden“ mag zwar ein für dich stimmen, ist aber für ein Unternehmen kein Grund, dich einzustellen. Ebenso solltest du Sätze wie „Ich will auch mal Events managen“ vermeiden. Wenn dich das Unternehmen anstellt, würde es ja seine zukünftige Konkurrenz anlernen. 

Ärgerlich ist es auch, wenn Links in deinen Dokumenten nicht funktionieren oder du deine Unterlagen z.B. als offenes Word-Dokument mitschickst statt als PDF-Datei.

Was ist das Geheimnis eines erfolgreichen Events?

Zunächst muss man unterteilen, welche Ziele es für Events gibt. Soll etwas verkauft werden? Der Motivation dienen und inspirieren? Oder soll ein Produkt vorgestellt werden? 

In jedem Fall gilt: Der Inhalt des Events macht nur 20 % der Erfahrung aus, 80 % bestimmt der Rahmen drumherum. 

Zum Rahmen gehören z.B., dass das Essen gut schmeckt und die Toiletten sauber sind. Denn stimmen diese Punkte schon nicht, wird es das sein, was die Teilnehmer*innen auf die Frage antworten, wie das Event war. Solche Kleinigkeiten entscheiden oft über den Erfolg einer Veranstaltung. 

Ganz wichtig ist für Sascha der Customer Journey der Gäste. In jeder Phase des Events sollen die Teilnehmer*innen einen „Magic Moment“ haben; sei es eine Erinnerung am Tag des Events, wie die Anfahrt ist, dass der Einlass reibungslos abläuft oder die Gäste einige Tage nach dem Event nochmal ein kleines Andenken an die Veranstaltung bekommen, z.B. in Form einer Postkarte oder Fotos. Solche Aufmerksamkeiten lassen das Event in Erinnerung bleiben.

Warum du auch als Virtuelle Assistenz eine Customer Journey nutzen solltest

Als VA kannst du ebenfalls einen Customer Journey nutzen, um deinen Kund*innen von Anfang an magische Momente zu schenken. Überlege dir, wie der Prozess abläuft, von deiner Bewerbung bis hin zum Beginn eurer Zusammenarbeit und nimm deine Kund*innen bei jedem Schritt an die Hand. Biete z.B. einen Kick-off Call an, erstelle Checklisten oder schenke deinen Kund*innen eine Kleinigkeit, entweder per Post oder virtuell. 

Beschäftige dich damit, was deinen Kund*innen besonders wichtig ist und worauf sie wert legen. Der Geburtstag oder ein wichtiger Launch steht an? Zeige mit einer kleinen Aufmerksamkeit, dass du an deine Kundin oder deinen Kunden denkst. Diese Kleinigkeiten zwischendurch zeigen, dass du eure Zusammenarbeit schätzt und hebt eure Beziehung auf eine freundschaftliche Ebene.

Du siehst, es gibt zahlreiche Möglichkeiten, wie du als VA im Bereich Event-Management arbeiten kannst. Wenn du Spaß am Planen und Organisieren hast und selbst gerne Veranstaltungen besuchst, bist du im Event-Management gut aufgehoben. 

Wenn du Antworten auf dein Fragen zum Thema ortsunabhängiges Arbeiten willst oder den Kontakt mit Gleichgesinnten suchst, sichere dir jetzt Tickets für die DNK 2022. Mit dem Code „Kristin“ bekommst du 20€ Rabatt auf dein Ticket!

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