Du willst dich als VA selbstständig machen, weil du dir mehr Freiheiten wünschst und  z.B. mehr Zeit für deine Kinder zu haben oder dir endlich den Traum vom ortsunabhängigen Arbeiten zu erfüllen und auf Reisen gehen zu können? Die gute Nachricht: Genau das ist mit einem VA-Business möglich! Allerdings ist es dazu wichtig, dass du dich immer wieder an diese Vision zurückerinnerst. Sonst kann es passieren, dass du in einen Hustlemodus kommst und dein Warum aus den Augen verlierst. 

Wie du das vermeiden kannst, weiß Tanja Lenke. Sie ist Gründerin von she-preneur und hilft Frauen dabei, sich ein stabiles und nachhaltiges Business aufzubauen. Tanja teilt, wie du deine Vision entwickelst und beibehältst, worauf Unternehmer*innen bei der Einstellung von VAs achten und warum deine Soft Skills und Werte wichtiger als deine Fähigkeiten sind.

Außerdem erfährst du:

• Warum es so wichtig ist, sich Zeiten für seine Hobbys und Interessen einzuplanen
• Worauf es Tanja aus unternehmerischer Sicht bei der Suche nach einer neuen VA ankommt
• Warum Softskills viel wichtiger sind, als Hardskills
• Wie die Zusammenarbeit im Team zwischen VA’s und Unternehmer*innen gelingt

Sowohl für dein Business als auch dein Privatleben ist eine Vision sinnvoll, damit du weißt, wo du überhaupt hinwillst und was deine Ziele sind. 

Um deine Vision zu entwickeln kannst du dich z.B. fragen: 

• Wie und wo will ich arbeiten?
• Wie soll mein Leben und mein Business in 3-5 Jahren aussehen?
• Arbeite ich alleine oder im Team? Wenn ich im Team arbeite, wie sieht unsere Zusammenarbeit aus?
• Wie kann ich mein Business so gestalten, dass es mir Energie gibt, ich morgens Lust habe aufzustehen und mich auf die Arbeit freue?
• Welchen Aktivitäten gehe ich nach?

Visualisiere dieses Leben immer wieder und komme in die Umsetzung, um aus deinen Träumen Realität werden zu lassen! Wichtig ist, dass du darauf hörst, was du von Herzen willst und nicht auf das, was du denkst, was du tun musst. 

Viele VAs haben eine klare Vision, z.B., dass sie an einem anderen Ort leben möchten oder mehr Zeit mit ihren Kindern verbringen wollen. Nach einer ersten Euphoriephase kippt die anfängliche Begeisterung leider oft und sie verfallen in einen Hustlemodus, in dem sie nur noch arbeiten und schließlich ihre Vision verlieren. 

Gerade Frauen erlauben es sich häufig nicht, sich auch einmal freizunehmen. Man muss sich seine Hobbys und Interessen aber von Anfang an einplanen, sonst macht es keiner und man findet nie die Zeit dafür.

Hast du ein schlechtes Gewissen, wenn du einfach mal nichts tust oder nicht den ganzen Tag vor deinem Computer sitzt? So geht es leider vielen von uns. Uns wird schon im Kindesalter beigebracht, dass man nur mit harter Arbeit erfolgreich wird und dafür lange Stunden arbeiten muss. Das mag im Angestelltenverhältnis teilweise auch stimmen. Aber mit einem Angestellten-Mindset wirst du als Unternehmer*in nicht erfolgreich. 

Denke außerhalb der Norm und komm aus deinem alten Denken raus! Gönne dir Pausen und Auszeiten, denn erst dadurch hast du den Freiraum, neue Ideen zu finden und Prozesse zu optimieren. 

Wenn du jeden Tag lange Stunden arbeitest, fehlt dir dieser Freiraum und du kommst nie auf andere Gedanken. Deshalb ist es nicht nur in Ordnung, sondern extrem wichtig, dass du dir freie Zeiten einplanst, damit du und dein Unternehmen sich weiterentwickeln können. 

Löse dich auch von dem Glaubenssatz, dass du an Zeit gekoppelt bist und nur mit mehr, längerer und härterer Arbeit Erfolge siehst. Mittlerweile haben zahlreiche Studien bewiesen, dass eine 40-Stunden-Woche nicht optimal ist, weil du dich so lange einfach nicht konzentrieren kannst. Oft schaffst du mehr, wenn du nur 5 oder 6 Stunden arbeitest. 

Außerdem solltest du deine Arbeitszeiten nach deinem Biorhythmus planen. Wenn du abends am besten arbeiten kannst, mach das und lass dir nicht von anderen einreden, was gut für dich ist. Finde heraus, zu welchen Zeiten du die meiste Energie und den meisten Fokus hast und plane deine Arbeitszeiten dementsprechend. Erlaube dir zu deinen Zeiten zu arbeiten, auch wenn es nicht der Norm entspricht. 

Wenn du abends oder sonntags am besten arbeiten kannst, tu das! Nimm dir dann aber an anderen Stellen, z.B. an einem Wochentag oder vormittags frei, damit du nicht dauerhaft arbeitest.

Ein Team bietet Unternehmer*innen viele Freiheiten, weil sie Aufgaben abgeben und sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Mittlerweile muss man als Team nicht mehr zusammen in einem Büro sitzen, sondern kann 100 % digital zusammenarbeiten. Dadurch haben sowohl Unternehmer*innen als auch VAs noch mehr Freiheiten, da sie an keinen Ort und oft auch nicht an bestimmte Arbeitszeiten gebunden sind. 

Damit du als Virtuelle Assistenz Aufgaben gut übernehmen kannst, sollten dir deine Kund*innen eine Art Handbuch zur Verfügung stellen, in dem sie alle wichtigen Informationen einmal schriftlich festhalten. Dazu gehören z.B. im Bereich Social Media, welche Art von Grafiken genutzt werden, Schriftarten und -farben und welche Zugänge du benötigst. Das ist zwar erstmal Arbeit für deine Kund*innen, hilft euch beiden aber auf lange Sicht, weil du als Virtuelle Assistenz genau weißt, was zu tun ist und die Erwartungen deiner Kund*innen erfüllen kannst. Lass dir also von deinen Kund*innen Listen, ein Skript, eine Anleitung oder Checklisten anfertigen.

Falls deine Kund*innen das nicht von sich aus tun, gehe auf sie zu und frage genau nach, wie du deine Aufgaben umsetzen und was du beachten solltest. So vermeidet ihr Missverständnisse.  

Mache deinen Kund*innen klar, dass dieses Dokumentieren und genaue Aufschreiben von Prozessen auch für sie einen enormen Vorteil bringt: Sie setzen sich, vielleicht das erste Mal, mit den Prozessen in ihrem Unternehmen und den einzelnen Arbeitsschritten, die anfallen, auseinander und stellen möglicherweise fest, welche Dinge man automatisieren oder verbessern kann oder welche Schritte nicht mehr relevant sind. Oft haben Unternehmer*innen viele Prozesse im Kopf, haben sie aber nie verschriftlicht. 

Du als Virtuelle Assistenz kannst deine Kund*innen auch bei diesem Prozess schon unterstützen, indem du sie mit ihnen gemeinsam durchgehst und mit deinem Expertenwissen Ratschläge gibst, was man verbessern könnte. Lege Arbeitsblätter und Checklisten an, die du deinen Kund*innen am Anfang eurer Zusammenarbeit zur Verfügung stellst und in denen du genau festhälst, welche Informationen du brauchst. 

Außerdem kannst du, gerade am Anfang, alle Prozesse, die du durchläufst, dokumentieren und deinen Kund*innen vorlegen. So sehen sie auf einen Blick, welche Aufgaben anfallen und könne sie noch einmal überprüfen. Oder die Unternehmer*innen nehmen kurze Videos auf, in denen sie Prozesse erklären und du als VA verschriftlichst diese dann.

Der erste Schritt liegt in jedem Fall immer bei deinen Kund*innen, da sie sich überlegen müssen, welche Strukturen sie sich wünschen und wie die Prozesse ablaufen sollen – das kannst du ihnen als VA nicht abnehmen, sondern sie nur dabei unterstützen. 

Legt genau fest, welche Aufgaben in deinen Tätigkeitsbereich fallen und was die Unternehmer*innen nur selbst erledigen können. Arbeitet auf Augenhöhe zusammen und seid in ständigem Austausch, um Missverständnisse zu vermeiden und eure Zusammenarbeit so einfach wie möglich zu gestalten.

Worauf es Unternehmer*innen besonders ankommt, wenn sie mit VAss zusammenarbeiten, ist, dass sie sauber arbeiten und strukturiert sind. Virtuelle Assistent*innen sollten detailgenau sein und selbstständig arbeiten. Wenn du eine genaue Anweisung von deinen Kund*innen bekommst, solltest du diese auch gewissenhaft erledigen. 

Zwischen VA und Unternehmer*in muss es aber auch menschlich passen, weshalb deine Werte und Soft Skills wichtig sind. Unternehmer*innen wollen, dass VAs gut ins Team passen, hinter den Werten des Unternehmens stehen und ihre Mission mitverfolgen. 

Deshalb steht für viele Unternehmer*innen deine Persönlichkeit und ob du ins Team passt an erster Stelle und deine Kompetenzen erst an zweiter. Fähigkeiten kann man schließlich lernen, aber wenn es menschlich nicht passt, wird eure Zusammenarbeit wahrscheinlich keinen Erfolg haben. 

Wie du siehst, ist es sehr wichtig, dass du als Virtuelle Assistenz deine Vision kennst und sie nicht aus den Augen verlierst. Arbeite mit Kund*innen zusammen, hinter deren Mission du stehst und du wirst viel motivierter sein und genau wissen, warum du tust, was du tust. Mit Tanjas Tipps, worauf Unternehmer*innen bei der Einstellung von VA’s achten und wie im nächsten Schritt eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe entsteht, wirst du mit Sicherheit genau mit den Kund*innen zusammenarbeiten können, die du dir wünschst. 

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