Für viele ist das Thema Buchhaltung lästig. Vielleicht weißt du nicht, was alles zu tun ist und hast Angst, etwas falsch zu machen, oder du beschäftigst dich einfach nicht gerne mit dem Thema Finanzen und Steuern. Trotz allem gehört Buchhaltung zur Selbstständigkeit dazu und muss gar nicht so schwierig sein, wenn du weißt, worauf du achten solltest.

Ich habe mich heute mit Carina Heckmann darüber unterhalten, welche Punkte du auf jeden Fall beim Thema Steuern beachten solltest, welche Tools es gibt, die dich unterstützen können und welche Skills und Eigenschaften du brauchst, wenn du als Virtuelle Assistenz Dienstleistungen im Bereich Buchhaltung anbieten möchtest.

Carina Heckmann ist Steuerberaterin und hilft Gründer*innen und Solo-Selbstständigen

dabei, ihre Steuern und Buchhaltung in den Griff zu bekommen. Ihr Mission ist es, Frauen zu ermutigen, sich mit ihren Finanzen auseinanderzusetzen und die Angst vor Steuern und dem Finanzamt zu nehmen. 

Für Carina gilt: „Egal, wie gut deine Business Idee ist, wenn du deinen steuerlichen Pflichten und Aufgaben nicht nachkommst, wirst du langfristig keinen Erfolg mit deiner Selbstständigkeit haben.“

Besonders wichtig ist es, dass du Fristen beim Finanzamt einhältst und deine Steuern dann auch rechtzeitig zu bezahlen. Jedes Jahr fallen sowohl die Umsatzsteuervoranmeldung als auch die Steuererklärung an, die du rechtzeitig abgeben solltest.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Bilde Rücklagen in ausreichender Höhe, und das von Anfang an! Im Durchschnitt zahlen Unternehmer*innen zwischen 25 und 30 % Steuern, deshalb ist es sinnvoll, dir direkt 30 % deines Gewinnes beiseite zu legen, um bei der Steuererklärung nicht in Panik zu geraten. 

Auch wenn du keine Dienstleistungen im Bereich Buchhaltung anbieten möchtest: Deine eigene Buchhaltung solltest du, gerade am Anfang, selbst machen. Carina empfiehlt, sich die ersten ein bis zwei Jahre deiner Selbstständigkeit um die eigene Buchhaltung zu kümmern. Es ist wichtig, dass du dich mit deinen Finanzen beschäftigst und Zusammenhänge z.B. in der Steuererklärung verstehst, denn erst dann kannst du unternehmerisch wachsen und finanzielle Entscheidungen treffen. Wenn du keine Ahnung hast, wie bestimmte Handlungen deine Finanzen und Steuern beeinflussen, schadest du dir häufig selbst.

Nachdem du dich intensiv mit deinen Steuern beschäftigt hast, kannst du, falls es dir zu viel wird oder du immer noch keinen gefallen daran gefunden hast, deine Buchhaltung outsourcen. Der Vorteil: Du kennst dich jetzt selbst aus und kannst beurteilen, ob deine Buchhaltung ordentlich gemacht wird. 

Buchhaltung wird immer noch als eine der ersten Aufgaben an VAs oder andere Dritte abgegeben, da viele Unternehmer*innen keine Lust haben, sich damit auseinanderzusetzen. Dabei machen viele Buchhaltung schwerer und komplexer, als sie eigentlich ist. Zum eine gibt es, wie oben schon genannt, Tools, die dich dabei unterstützen. Zum anderen kannst du dir Routinen einrichten. Kümmere dich täglich nur 5 Minuten um deine Buchhaltung und nach einer gewissen Zeit wirst du so weit sein, dass du deine gesamte Buchhaltung innerhalb von ein bis zwei Stunden im Monat erledigt hast. 

Zuerst muss man ganz klar sagen: VAs dürfen nicht alle Tätigkeiten in der Buchhaltung für ein Unternehmen übernehmen. So darfst du z.B. nicht die Umsatzsteuervoranmeldung für deinen Kunden abgeben. Du kannst zwar Unterlagen zusammensuchen, die für die Steuererklärung benötigt werden und bei der Vorbereitung helfen, darfst sie aber nicht komplett selbst anfertigen oder ans Finanzamt schicken, denn das müssen deine Kund*innen selbst tun.

Aufgaben, die du als Virtuelle Assistenz übernehmen kannst, sind beispielsweise Belege zusammentragen, Rechnungen und Mahnung schreiben oder Belege buchhalterisch erfassen, sie also in Kategorien einordnen. Außerdem kannst du Zahlungen und Rechnungen kontrollieren, Betriebsausgaben und -einnahmen erfassen oder Belege und Bescheinigungen anfordern.

Wenn du als VA Dienstleistungen im Bereich Buchhaltung anbieten möchtest, ist es wichtig, dass du strukturiert, organisiert und ordentlich arbeitest. Zudem solltest du sehr zuverlässig sein, schließlich bringen deine Kund*innen dir großes Vertrauen entgegen, da es um ihre Finanzen geht. 

Sowohl eine gewisse Affinität zu Technik als auch die Bereitschaft, stupide Aufgaben zu erledigen sind wichtig. Viele Tätigkeiten, wie z.B. Belege zusammenzusuchen, sind oft einfach nur stupides Abarbeiten.

Zudem ist dein Vorwissen relevant. Nur, weil du deine eigene Buchhaltung machst, heißt das nicht automatisch, dass du diese Dienstleistung als VA anbieten kannst. Du solltest dich mit steuerlichen Grundlagen gut auskennen und idealerweise schon Erfahrung im Bereich Buchhaltung haben. Ob du eine Ausbildung in diesem Bereich hast oder du es schon viele Jahre machst und es dir durch Learning by Doing beigebracht hast, ist dabei weniger entscheidend. Was zählt ist, dass du dich gut auskennst und weißt, was du tust.

Bevor du als VA in der Buchhaltung startest, solltest du dir also Wissen aneignen und Erfahrung sammeln.

Hoffentlich konnten wir dir mit diesem Interview ein bisschen die Angst vorm Thema Buchhaltung nehmen und dir zeigen, wie wichtig es ist, sich mit seinen Finanzen und Steuern auseinanderzusetzen.

Carinas wichtigster Tipp an dich: Fange an, dich mit deiner Buchhaltung zu beschäftigen! Akzeptiere, dass Steuern zur Selbstständigkeit dazugehören. Statt sich darüber zu ärgern, dass man etwas abgeben muss, sei froh, dass du Steuern zahlst; schließlich zeigt das ja, dass du etwas verdient hast.

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