Für viele ein Segen, für andere ein… nachträglicher Segen: Home Office. Bereits viele Menschen, vor allem VA’s, haben die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. So schön es sich auch anhört, in gemütlichen Klamotten und Schluppen zu Hause am Tisch zu arbeiten, bringt das Arbeiten im Home Office gleichzeitig ein paar Herausforderungen mit sich. Denn: wir arbeiten in einem Umfeld, dass normalerweise nicht auf Produktivität und Fokus gestimmt ist. Ablenkungsmöglichkeiten sehen wir plötzlich mehr als genug. Uns kommen verrückte und sehr dringliche Ideen in den Sinn, wie das Wäsche waschen, den Kleiderschrank ausmisten, Blumen umtopfen und und und… Damit das nicht passiert und du dir einen ganz eigenen Produktivitäts Modus erschaffen, habe ich folgende Tipps für dich zusammengefasst, die aus meiner langjährigen Erfahrung wirklich helfen. 

1. Plane deinen Tag

Wenn du dein Ziel nicht kennst, weißt du nicht, wo du ankommen möchtest. Am besten planst du deinen Tag am Morgen und überblickst deine To Do’s für den gesamten Tag. Hast du viele kleine To Do’s zu erledigen, sortiere sie der Wichtigkeit nach. Hast du ein großes To Do zu erledigen, breche es in mehrere kleine herunter und überlege dir eine sinnvolle Reihenfolge dafür. Auch hier gilt: Punkt Nummer 2.

2. Eat that frog 

Setze Prioritäten. Das wichtigste zuerst. Lege deinen Fokus auf die eine wichtige Aufgabe am Morgen. Wenn die geschafft ist, steht den leichten Aufgaben nichts mehr im Weg. Um Prioritäten sinnvoll zu setzen, gibt es einige sehr hilfreiche Techniken, die du anwenden kannst: 

3. Eisenhower Matrix 

Hier geht es darum, wichtige und dringende Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig/ nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/ nicht dringend) gibt es vier Kombinationsmöglichkeiten. Die vier Aufgabentypen werden wie folgt aufgeteilt: 

A: sofort selbst erledigen
B: Terminieren und selbst erledigen
C: kann an Dritte abgegeben werden
D: nicht bearbeiten, Papierkorb  

Bringe deine Aufgaben für den Tag, bzw. für deine Woche in eine Reihenfolge A, B,C & D und überlege dir, wie viel Zeit du für A-Aufgaben, B-Aufgaben usw. einplanen solltest. 

4. 80/20 Regel 

Auch Pareto-Prinzip oder Pareto-Effekt genannt, besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen mit 80% die meiste Arbeit.

Gerade wenn du dazu neigst, perfektionistisch zu werden und du dadurch viel zu viel Zeit verlierst, kann dir die 80/20 Regel eindeutig helfen, dich nicht zu sehr in Details zu verlieren und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. 

5. Zeitmanagement 

Schaffe dir einen Kalender an, in den du deine Termine, Meetings und To Do’s einträgst. Achte darauf, dass du dir genügend Pausen und Vor- und Nachbereitungszeit einplanst. Behalte dir 20 – 30% Zeitpuffer für Unvorhergesehenes am Tag ein, sodass du nicht automatisch in Verzug gerätst, wenn eine Aufgabe nicht gleich funktioniert oder sich sonstige ungeplante Dinge in deinen Tag schleichen.

6. Pausen machen! 

So, so wichtig! Denn Pausen refreshen deine Gedanken und beleben deinen Körper. Bewegung, ein Spaziergang an der frischen Luft, dein Sportprogramm am Mittag, trinken, essen – glaube mir, das war eine der wichtigsten Lektionen, die ich für mich lernen durfte (und mich noch immer regelmäßig daran erinnern darf). Du wirst nicht produktiver, wenn du deinen PC starrst. In deinen Pausen gibst du dir den Raum, um deine Gedanken zu sortieren, zu verarbeiten und tankst die notwendige Energie, die du später wieder brauchst.  

7. Produktive Zeiten

Morgenmensch oder Nachteule? Jeder hat seine ganz persönlichen produktivsten Zeiten, in denen er am besten Arbeiten kann. Wenn möglich, richte deine Arbeitszeit auf die Tageszeit aus, in der du dich energiegeladen und fit fühlst. Zwing dich nicht dazu, wenn es nicht absolut notwendig ist (z.B. für einen Kunden), dafür bist du selbstständig.

8. Tracke dein Zeiten

Wofür benötigst du eigentlich am meisten Zeit? Es gibt verschiedene Tools, mit denen du die Zeit, die du für deine Aufgaben benötigst, tracken kannst, wie zum Beispiel Toggle oder Asana. Häufig stellt sich dabei heraus, welche Aufgaben dir zu viel Zeit kosten, die du dann wiederum outsourcen könntest. 

9. Pomodoro Technik 

Du kannst Techniken anwenden, um deine maximale Konzentrationsfähigkeit zu nutzen. Bei der Pomodoro Technik, fokussierst du dich für 25 Minuten und machst eine 5 minütige Pause. Ich persönlich habe schon einige Techniken ausprobiert und habe die Pomodoro Technik etwas abgewandelt. Am besten für mich haben sich 50 Minuten Fokus und 10 Minuten Pause bewährt. Probiere dich hier aus und wandle die Zeiten so ab, wie sie für dich persönlich am besten funktionieren. 

10. Störquellen vermeiden

Wer kennt es nicht?! Der automatische, meist unbewusste Griff zum Handy. Wir bekommen Nachrichten über Whatsapp, E-Mail Benachrichtigungen und andere Pop ups über Facebook und Co. Ein Klick und der Fokus verabschiedet sich. Deshalb: Schalte unbedingt alle Störquellen, bzw. Benachrichtigungen aus und lege dir einen festen Zeitrahmen, in denen du deine News checkst. 

11. Ortswechsel  

Aus meiner Erfahrung ist es sinnvoll, einen festen Arbeitsplatz zu haben, mit dem du deinem Körper signalisiert, dass der Arbeitsmodus jetzt losgeht. Das kann dein Schreibtisch sein, eine bestimmte Musik-Playliste, ein bestimmte Bluse oder ein Getränk. Und trotzdem bewirkt ein Ortswechsel manchmal Wunder, um deine Kreativität fließen zu lassen. So kann dir ein Wechsel ins Coworking- Cafe/ Space, Park oder Küchentisch neue Perspektiven eröffnen. 

12. Just one thing!

Das bedeutet: kein Multitasking. Konzentriere dich lieber auf eine einzige Sache. Wenn die beendet ist, konzentriere dich auf die nächste einzige Sache. So arbeitest du Step by Step deine Todo’s durch und vermeidest kleine Flüchtigkeitsfehler. 

13. Entscheide schneller! 

Vermeide eeeewiges hin und her. Letztendlich ist dein erstes Bauchgefühl meist eh das richtige. Ein kleiner Tipp: Zähle von 5 runter und bei 1 wirst du eine klare Tendenz spüren, welche Entscheidung die richtige ist. 

14. Gleichgesinnte suchen 

Suche dir Gleichgesinnte, mit denen du dich austauschen kannst. Im besten Fall pusht ihr euch gegenseitig und setzt euch gemeinsame Ziele. Mein Tipp: Vereinbart Co-Working- und Deep Dive Sessions, in denen ihr mit der Pomodoro Technik den vollen Fokus behaltet. 

15. Low Energy day

Es gibt Tage, an denen wir uns nicht so gut konzentrieren können. Was wir auch tun, der volle Fokus und die volle Konzentrationsfähigkeit bleibt einfach aus. Und weißt du was? Das ist okay. Akzeptiere, wenn es nicht so läuft, wie du es dir wünschst. Erlaube dir, auch diese Tage zu genießen und höre darauf, was dein Körper dir mitteilen möchte. 

16. Im Flow mit deinem Zyklus 

Viele Frauen spüren diese Phasen im Zusammenhang mit ihrem  Zyklus. Wir können den Zyklus mit den vier Jahreszeiten vergleichen. Im Frühling, also nach der Menstruation, können wir unsere “Aufbruchstimmung” nutzen, um Neues zu erschaffen. So wie der Körper sich wieder aufbaut, baut sich auch unsere Ausdauer und Leistungsfähigkeit auf. Diese Zeit ist perfekt für den Launch neuer Projekte, für den Aufbau deines eigenen Business, für Verkaufsgespräche, für Umsetzungen und neue Sportarten ausprobieren. Im Sommer, während des Eisprungs entfalten wir unsere stärkste Energie. Nutze diese Energie und setze um. Arbeite an den Projekten, die du dir vorgenommen hast. Diese Zeit ist am besten, um Dinge wirklich voran zu treiben, um in den starken Austausch mit Menschen zu treten und um deine Energie auch körperlich zu nutzen, indem du intensiveren Sport machst. Im Herbst kommt wieder Ruhe in unseren Alltag und wir kehren in uns, um uns auf die Menstruation einzustellen. Es geht darum, Dinge abzuschließen und uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wir räumen auf, schaffen Ordnung. Ganz normal also, wenn solche “low energy”-days in den Herbst fallen. Akzeptieren ist hier das Stichwort. Diese Phase ist perfekt, um Dinge abzuschließen, zurück zu blicken und dich selbst dafür zu loben, was du bereits geleistet hast. Im Winter, während der Menstruation, können wir sowohl im Körper, als auch im Business alles loslassen, was uns nicht mehr dient. Wir ziehen uns noch mehr zurück, denn die Energie sammelt sich im innen. Wir dürfen sensibler sein, uns verletzlich zeigen und uns Ruhe gönnen. In dieser Phase sollten wir keine wichtigen Entscheidungen treffen, keine Launches planen und keine anstrengenden Meetings halten und uns keine Deadlines setzen. Hier steht Ruhe wirklich groß geschrieben und wir können kleinere Todo’s erledigen, nicht nicht unseren vollen Fokus benötigen. 

17. Reflektiere! 

Perfekter Zeitpunkt, um in deiner Winter Phase (siehe Punkt 15) zu reflektieren. Stelle dir folgende Fragen: Was habe ich diesen Monat besonders gut gemeistert? Worauf bin ich besonders stolz? Welche Dinge haben mein Business/ mein Projekt besonders vorangebracht? Lebe ich gerade mein Potenzial aus? Worin kann ich besser werden? Welches Learning kann ich aus einem vermeintlichen Misserfolg nehmen? 

18. Nein sagen 

Kannst du hier bitte noch einmal kurz? Hast du mal ganz kurz Zeit? Würdest du bitte dieses und jenes noch kurz erledigen? Nein. Nein ist ein ganzer Satz. Du musst dich nicht erklären und rechtfertigen, wenn du keine Zeit für andere Dinge hast, die nicht in deinem Kalender stehen. Auch deine Zeit ist begrenzt. Für die anderen werden sich auch andere Lösungen finden, also stress sich nicht mit anderen Aufgaben, die nicht in deiner Verantwortung liegen. Baue dir ein Zeitfenster für Eventualitäten ein und bitte darum, sich in dem Zeitfenster noch einmal bei dir zu melden und plane diese “zusätzlichen” Aufgaben so in deinen Tag ein, dass sie dich nicht stressen werden.

19. Fange an

Wenn dir der Anfang schwer fällt, verrate ich dir einen Tipp, der mir selbst sehr gut hilft. Ich “zwinge” mich 10 Minuten lang, mich auf eine Sache zu konzentrieren und dann läuft es wie von alleine. Nur 10 Minuten. Manchmal geht es auch schon nach deutlich weniger Zeit. Dein innerer Schweinehund ist häufig lauter, ich weiß. Wenn du ihn aber einmal überwunden hast und 10 Minuten konzentriert arbeitest, bist du schneller im Flow, als du denkst. Und stolz auf dich im Nachhinein übrigens auch! 

20. Richtige Kommunikation 

Vermeide nicht effiziente Kommunikation und lange Wege. Packe alle Infos in eine E-Mail und warte nicht noch einen Tag, um auf eine Antwort zu reagieren. Bereite dich auf Meetings vor, sodass du weniger Rückfragen stellen wirst oder gestellt bekommst. Versende nur relevante Informationen und und kommuniziere klarer. Vereinbare Telefontermine, gebe Auswahltermine vor und folge einem Zeitplan in Meetings.

21. 5-Minuten Regel

Alles, was weniger als 5 Minuten braucht, solltest du sofort erledigen. Kleinigkeiten stauen sich, bauen sich auf und plötzlich stehst du vor einem riesigen Berg an kleinen Todo’s, die bei Abarbeitung einen ganzen Tag in Anspruch nehmen würden. 

22. Finde deinen persönlichen Motivations Booster und feiere Erfolge!