Der Gründerkongress ist eine Online Veranstaltung rund um die Themen Gründung und Selbstständigkeit, die (zukünftigen) Gründer*innen dabei hilft, sich ein erfolgreiches Business aufzubauen. Er fand dieses Jahr vom 17. bis 20.05.2022 online per Livestream statt. 

An 4 Tagen hielten über 30 Speaker, darunter Felix Thönnessen, Yvonne Schönau und Dirk Kreuter, spannende Vorträge zu Themen wie Start-up Positionierung, Online-Marketing, Management, Mindset und rechtliche Grundlagen für Unternehmer*innen. Auch ich durfte meine Expertise teilen und habe in einem Interview mit Michael Meudt darüber gesprochen, wie du dir als Virtuelle Assistenz ein orts- und zeitflexibles Business aufbauen kannst.

Außerdem erfährst du:

• Wie man ein VA Business startet und was man hierfür benötigt
• Wie die Zusammenarbeit zwischen VA’s und Unternehmer*innen gelingt
• Was Freelancer und VA’s unterscheidet
• Worauf Unternehmer*innen achten, wenn sie sich eine VA ins Team holen

VA’s sind Expert*innen, die sich Unternehmer*innen langfristig in ihr Team holen. Sie arbeiten auf selbstständiger Basis und 100 % digital. Für Unternehmer*innen ist das eine tolle Möglichkeit, sich ein Team aufzubauen. Vor allem für Einzelunternehmer*innen, die noch nicht viel Kapital haben, ist es oft von Vorteil, eine VA für einige Stunden im Monat zu beschäftigen und von ihrem Expertenwissen zu profitieren.

VA’s arbeiten in den unterschiedlichsten Gebieten: ob Buchhaltung, Social-Media-Marketing, Podcast-Management, Online-Kurse-Erstellung, … Als Virtuelle Assistenz kannst du in vielen Bereichen mitarbeiten und unterstützen.

Ich komme aus dem Bereich Online-Marketing und habe lange Jahre bei Unternehmen wie Yelp und Mariott im Bereich Community Management und Marketing gearbeitet und mir so eine große Expertise in diesem Bereich aufgebaut. 

2018 habe ich mich dann als Virtuelle Assistenz selbstständig gemacht und Unternehmer*innen im Bereich Social-Media-Marketing unterstützt. Schnell stellte ich fest, dass es einen großen Bedarf an VA’s gibt und ich wollte mein Wissen weitergeben. Deshalb habe ich angefangen, Kurse und Mitgliedschaften für VA’s und die, die es noch werden wollen, anzubieten und sie auf ihrer Reise zum erfolgreichen Business zu begleiten.

Oft sind es Menschen, die reisen wollen und sich deshalb ein orts- und zeitunabhängiges Business wünschen. Aber auch immer mehr Mütter entdecken die Virtuelle Assistenz für sich und genießen es, ihre Zeit frei einteilen zu können, für ihre Kinder da zu sein und trotzdem ihre Leidenschaften ausleben zu können. 

Sie alle haben gemeinsam, dass sie ihre Arbeit flexibel gestalten und ihre Expertise mit einbringen wollen. VA’s sind oft sehr vielseitig interessiert und wollen nicht nur eine Dienstleistung anbieten, sondern sich in verschiedenen Bereichen als Expert*in positionieren. Das ist als Virtuelle Assistenz sehr gut möglich, da du dein Dienstleistungsportfolio immer wieder erneuern oder erweitern kannst.

Gerade am Anfang brauchst du als VA nicht viel: Meist reicht schon ein Laptop, eine stabile Internetverbindung und dein Wissen!

Wenn du dich entschlossen hast, Virtuelle Assistenz zu werden, solltest du dich zunächst fragen, welche Dienstleistungen du anbieten willst. Am Anfang ist es sinnvoll, mit etwas zu starten, das du schon gut kannst. Du musst dich aber nicht limitieren und solltest dir direkt Gedanken machen, wo du dich hinentwickeln willst. Nur so verlierst du nicht deine Leidenschaft, sondern tust immer das, was dir Freude bereitet und gut liegt. 

Wichtig ist, dass du dich fragst, welches Problem du für deine Kund*innen lösen kannst. Denn sie kaufen Nutzen und nicht einfach eine Virtuelle Assistenz für beispielsweise Social-Media-Marketing. Überlege dir also, welche Ergebnisse du erzielen kannst und kommuniziere diese. Beachte auch, welche Dienstleistungen momentan gefragt sind und was der Markt braucht. Setze dich hierzu intensiv mit deiner Branche auseinander. 

Als Nächstes solltest du dich fragen, mit wem du zusammenarbeiten möchtest und wer deine idealen Kund*innen sind. In welcher Branche willst du arbeiten? Hinter welcher Mission und Vision willst du stehen? 

Natürlich steht dann auch die Gründung an. Hier solltest du dich fragen, aus welcher Situation heraus du gründest und was das beste Modell für dich ist. Gründest du aus der Arbeitslosigkeit? Willst du im Nebenerwerb gründen oder dich direkt Vollzeit selbstständig machen? So schaffst du dir eine Basis und gehst einen Schritt nach dem anderen, statt dich überfordern zu lassen. 

Das wichtigste ist aber, dass du in die Umsetzung kommst. Nichts ist in Stein gemeißelt. Auch wenn du mit ein paar Dienstleistungen startest, kannst du dich immer ausprobieren und dein Portfolio erweitern und neue Tätigkeiten anbieten. Nur so findest du heraus, welche Dienstleistungen dir Spaß machen und welche nicht.

Viele Einzelunternehmer*innen, die gerade anfangen, sich ein Team aufzubauen, suchen nach einer VA. Denn so müssen sie keine festen Mitarbeiter*innen anstellen, sondern können sich schon für wenige Stunden im Monate Expert*innen ins Team holen.

Generell suchen oft Online-Unternehmer*innen, die digitale Produkte verkaufen, nach einer Virtuellen Assistenz, da beide Seiten schon an das digitale Arbeiten gewöhnt sind. Häufig sind es Trainer*innen, Coaches oder Berater*innen, die sich eine VA wünschen. Sie benötigen meist Unterstützung in vielen verschiedenen Bereichen ihres Businesses, sodass es sich lohnt, sich jeweils für ein bestimmtes Aufgabenfeld einen Experten oder eine Expertin ins Team zu holen, statt einer Person, die fest angestellt ist, aber weniger Expertise mitbringt.

Besonders 3 Punkt sind wichtig beim Kennenlernen zwischen VA’s und Unternehmer*innen: Hard Skills, Soft Skills und Werte. 

Zuerst schauen viele Unternehmer*innen auf die Hard Skills der VA, da sie oft einen bestimmten Bereich in ihrem Business auslagern wollen und jemanden mit Expertise benötigen, der diese Aufgabe erfüllen kann. Entweder haben die Unternehmer*innen keine Zeit für diese Gebiete oder ihnen fehlt das nötige Expertenwissen. Es geht meist nicht nur darum, Aufgaben abzugeben, sondern auch eine gewisse Verantwortung, die die Virtuelle Assistenz dann übernimmt. 

Aber stell dir einmal vor, du hättest zwei identische VA’s vor dir: Sie haben dieselben Skills, sind denselben Weg gegangen und haben die gleichen Fortbildungen. Für welche würdest du dich als Unternehmer*in entscheiden? Vermutlich für die VA, die menschlich am besten zu dir passt.

Genau darum geht es im zweiten Punkt: Deine Soft Skills. Unternehmer*innen achten darauf, ob du als Virtuelle Assistenz in ihr Business passt und welche sozialen Kompetenzen du mitbringst. Das ist oft noch wichtiger, als die Kenntnisse, die du vorweisen kannst. 

Der dritte Punkt sind Werte. Du als Virtuelle Assistenz wirst Teil eines Teams und solltest deshalb hinter der Vision und Mission des Unternehmens stehen, auch dann, wenn du nur wenige Stunden im Monat dafür arbeitest. 

Stimmen diese drei Punkte, kommt es oft zu einer langfristigen Zusammenarbeit, was für beide Seiten das Ziel sein sollte.

Die meisten VA’s arbeiten nicht immer wieder an kleinen Projekten mit, sondern arbeiten langfristig mit Kund*innen zusammen. Unternehmer*innen stellen VA’s an, um Aufgaben zu übernehmen, die langfristig anfallen, z.B. das Social Media Management oder das Schreiben von Blog-Artikeln, Tätigkeiten, die nicht einmal gemacht werden und dann erledigt sind, sondern immer wieder anfallen. So bauen VA’s auch Prozesse und Strukturen im Unternehmen mit auf.

Als Virtuelle Assistenz scheint es gerade am Anfang oft am einfachsten, nach Stundensatz abzurechnen. Damit tauschst du aber Zeit gegen Geld und kannst dein Business nicht skalieren. Das erste Ziel vieler VA’s ist es, ausgebucht zu sein, doch das ist limitierend und begrenzt dich. Frage dich, wie du dein Business skalierbar machen kannst und du aufhörst, deine Zeit gegen Geld zu tauschen. 

Viel besser ist es, wenn du als VA ergebnisorientiert verkaufst. Das heißt, du rechnest nicht nach Stundensatz ab, sondern nach den Ergebnissen, die du für deine Kund*innen liefest. Mache ihnen klar, wie viel das, was du ihnen bietest wert ist und stelle das in den Vordergrund.

Freelancer arbeiten häufig nur an einzelnen Projekten mit, sind aber nicht am Unternehmensaufbau beteiligt und gehören nicht zum festen Team. Wenn Unternehmer*innen VA’s einstellen, wollen sie in der Regel ihr Team aufbauen und eine langfristige Zusammenarbeit ermöglichen. 

VA’s arbeiten an der Mission und Vision des Unternehmens mit und stehen hinter ihr. In meinem eigenen Team habe arbeite ich mit einigen VA’s schon seit 2 – 3 Jahren zusammen und weiß, dass sie hinter mir und meiner Vision stehen. So etwas findet man selten, wenn man auf Fiverr oder Upwork Freelancer anheuert. 

Der Vorteil für Unternehmer*innen, VA’s einzustellen, ist, dass sie sich, oft das erste Mal, damit auseinandersetzen, wie Prozesse in ihrem Unternehmen überhaupt ablaufen. Oft sind viele Vorgänge in ihrem Kopf, aber wenn sie dann Aufgaben an eine Virtuelle Assistenz auslagern wollen, müssen sie sich genau überlegen, was sie abgeben wollen und welche Prozesse hier ablaufen. Hier haben sie dann auch die Chance, sich Gedanken zu machen, welche Schritte sie automatisieren können.

Durch eine langjährige Zusammenarbeit entstehen auch Chancen für die Kund*innen, neues in ihrem Unternehmen zu kreieren. Die Idee zu meinem Podcast kam z.B. daher, dass eine meiner VA’s auf mich zukam und sagte, dass sie schon Podcasts für andere Kund*innen schneidet und sie das ja auch für mich tun könnte. VA’s bringen also immer auch eigene Ideen und Aspekte mit ein, aus denen oft große Projekte entstehen.

Für beide Seiten ist es wichtig, auf Augenhöhe miteinander zu arbeiten. Viele tun sich mit dem Begriff Virtuelle Assistenz schwer, da „Assistenz“ in Deutschland oft ein geringes Ansehen hat. VA ist aber einfach nur eine Begrifflichkeit, die als Oberbegriff genutzt wird, um klarzumachen, dass wir digital und selbstständig arbeiten. VA’s assistieren den Unternehmer*innen nicht nur, sondern tragen Verantwortung mit und sind Expert*innen auf ihrem Gebiet. Wenn Unternehmer*innen das erkennen und wertschätzen, entsteht oft eine nachhaltige und langjährige Zusammenarbeit.

Unternehmer*innen muss klar sein, dass du als VA selbstständig und eben nicht fest angestellt bist oder als Praktikant*in fungierst, sondern Experte oder Expertin bist und dabei unterstützt, das Unternehmen aufzubauen. Du hast mehrere Kund*innen und arbeitest mit ihnen auf Augenhöhe zusammen.

Ich habe mittlerweile 44 Ländern bereist und habe sogar in Australien die Entscheidung getroffen, mich selbstständig zu machen. Auch dieses Jahr war ich wieder anderthalb Monate in Portugal. Diese Freiheit schenkt mir mein Business und ich genieße sie sehr. 

Meistens mache ich eine „Workation“, nehme also mein Business mit und arbeite von schönen Orten aus, nehme mir aber auch Zeit, um das Land zu genießen und zu entdecken. Durch das Reisen bekommt man oft einen neuen Blickwinkel und für mich sind es meist die kreativsten Zeiten, in denen ich neue Inhalte kreiere oder Kurse erstellt. 

Du siehst, der Traum vom ortsunabhängigen Arbeiten ist durchaus machbar.

Es ist aber auch wichtig zu verstehen, dass du als Virtuelle Assistenz selbstständig bist und es kein Hobby ist, sondern eine Gründung erfordert. Dazu benötigst du eine solide Basis.

Bist du diesen Schritt aber gegangen, sind deinem Business keine Grenzen mehr gesetzt. Du kannst es überall mit hinnehmen und deine Zeit frei und flexibel einteilen. Im Idealfall hast du dann einen Rahmen geschaffen, arbeitest mit einem festen Kundenstamm zusammen und kannst dich darauf verlassen, dass du jeden Monat Geld von ihnen bekommst.

Für mich ist mittlerweile die Selbstständigkeit das sicherste Arbeitsmodell, da man sich, anders als im Angestelltenverhältnis, nicht nur auf einen Einkommensstrom verlässt, sondern mehrere hat.

Alleine in den letzten 3 Jahren haben wir eine rasante Entwicklung in der Branche gesehen. Der Markt öffnet sich immer mehr und vielen ist die Virtuelle Assistenz mittlerweile ein Begriff. Mehr und mehr Unternehmer*innen sind offener für digitales Arbeiten und wir denken allgemein globaler. 

Meine Hoffnung ist es, dass noch mehr Unternehmer*innen die Vorteile einer VA erkennen, aber sich auch mehr und mehr Personen in die Selbstständigkeit trauen. 

Du siehst, Virtuelle Assistent*innen werden gebraucht und du kannst dir als VA ein orts- und zeitflexibles Business aufbauen. Wenn du eine solide Basis hast, also weißt, was du anbietest und mit wem du zusammenarbeiten willst, sind deinem Business keine Grenzen gesetzt. Unternehmer*innen brauchen dich! 

Wo stehst du aktuell in deinem Business als Virtuelle Assistenz und wie geht es für dich weiter?

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• Stehst du kurz vor der Entscheidung, in die Selbstständigkeit zu starten?
• Weißt du noch nicht, wie du eine solide Basis für dein VA-Business aufbaust?
• Möchtest du dein Dienstleistungs-Portfolio erweitern und fehlt dir der Austausch mit Gleichgesinnten?
• Willst du passive Einnahmeströme aufbauen und weißt noch nicht genau, welche Möglichkeiten es zur Skalierung gibt?

Ganz egal, wo du gerade stehst, dieser Guide wird dich auf deinem gesamten Weg begleiten, dir zeigen, worauf du dich fokussieren musst dir dabei helfen, in die Umsetzung zu kommen!

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