Wenn du gerade als Virtuelle Assistenz startest, hast du dich sicher schon einmal gefragt, welche Tools du benutzen kannst, um dein Leben einfacher zu machen. Vielleicht hast du auch schon von einigen Tools gehört, die viele VAs benutzen und fragst dich, ob sie für dich geeignet sind. Es gibt kein “One size fits all”-Lösung – aber es gibt es Tools, die dir helfen können, deine Prozesse zu beschleunigen oder dir eine Abkürzung bieten. Wichtig ist, dass du dich von deinen Tools nicht stressen lässt und sie nur benutzt, weil alle anderen es auch tun. Sie sollten Spaß machen, dich motivieren und dir Zeit sparen.

In diesem Blog-Artikel lernst du, welche Tools du wirklich brauchst, worauf du bei der Auswahl achten solltest und welche Tools mein Team und ich nutzen, um Zeit zu sparen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Um diese Tools geht es: 

• Tools zur Organisation
• Tools zur Datenablage
• Kreativitätstools
• Tools zur Kommunikation
• Tools zur Zeiterfassung

Ein Tool zu haben, in dem du deine Aufgaben organisierst, ist als Virtuelle Assistenz essenziell, um den Überblick zu behalten. So weißt du immer, welche Aufgaben noch anfallen, was als Nächstes kommt und wie weit du in einem Projekt bist. Außerdem kannst du es nutzen, um Aufgaben mit deinen Kund*innen abzustimmen. 

Die bekanntesten Organisationstools sind Asana, Trello und Notion. Welches dieser Programme am besten zu dir passt, musst du selbst herausfinden. Bei fast allen Organisationstools kannst du Unteraufgaben erstellen, Tasks abhaken und Verantwortlichkeiten zuordnen, damit jeder weiß, was zu tun ist. So kannst du auch ganz einfach deine Kund*innen mit einbinden und sie haben immer den Überblick darüber, an welchen Aufgaben du gerade arbeitest und wie weit du gekommen bist.

Es ist empfehlenswert, schon im Erstgespräch abzuklären, welches Organisationstool dein Kunde oder deine Kundin nutzt oder nutzen will (das gilt übrigens für alle Tools!). Oft geben deine Kund*innen Tools vor, aber falls sie es dir freistellen, kannst du dein Lieblingstool wählen und idealerweise deine Kund*innen darin einführen, z.B. indem du ihnen kleine Videos dazu aufnimmst oder ihr gemeinsam in einem Meeting darüber redet – denn ein Tool hilft nur dann, wenn beide Seiten wissen, wie es funktioniert.

Ein weiteres wichtiges Tool benötigst du, um Daten abzulegen. Hier empfiehlt sich Google Workspace, OneDrive oder Dropbox. Mit einem Datenablagetool wissen sowohl du als auch deine Kund*innen, wo was gefunden werden kann. Wichtig ist, dass es eine klare Struktur gibt. Überlegt euch gemeinsam, wie ihr am einfachsten das findet, was ihr sucht, z.B. indem ihr Ordner anlegt oder Dateien ganz genau benennt, damit sie schnell durch das Eintippen in die Suchleiste gefunden werden können.

Aus vielen Unternehmen ist Canva heute nicht mehr wegzudenken. Mit diesem Designtool kannst du Grafiken und Social Media Posts erstellen, Videos schneiden, Präsentationen vorbereiten und vieles mehr. Hier lohnt sich auf jeden Fall die Pro-Variante, da du hier Zugriff auf deutlich mehr Bilder, Grafiken und Elemente hast.

Mehr über Canva, seine Funktionen und wie du es für dein VA-Business nutzen kannst, erfährst du in diesem Blog-Artikel.

Ein weiteres Kreativtool ist Mural – ein digitales Whiteboard. Hier kannst du ganz einfach Post-its auf einem virtuellen Whiteboard erstellen, organisieren und verschieben. Mural eignet sich auch ideal, um im Team zusammenzuarbeiten und sich abzustimmen, da jeder mit dem entsprechenden Link auf das gleiche Board zugreifen und gemeinsam an einem Projekt arbeiten kann.

Egal ob du als Virtuelle Assistenz nach Stundensatz abrechnest oder Paketpreise anbietest – es ist wichtig, dass du weißt, wie lange du für deine Aufgaben brauchst. Deshalb gibt es Zeiterfassungstool wie Toggl, bei denen du ganz einfach einen Timer im Hintergrund mitlaufen lassen kannst, während du deine Aufgaben erledigst. Mit Toggle kannst du ganz einfach eine Übersicht erstellen, wie lange du gearbeitet hast und diese an deinen Kund*innen weiterleiten.

Lasse ebenfalls die Zeit mitlaufen, während du an deinem Business arbeitest, um zu sehen, wie lange du wirklich für Aufgaben brauchst. So behältst du den Überblick, wie viel Zeit du z.B. für Rechnungserstellung, Fortbildungen oder Buchhaltung brauchst und kannst ggf. Prozesse optimieren.

Gerade bei digitaler Zusammenarbeit ist es essenziell, sich mit Kund*innen abzustimmen. Auch hier solltet bereits im Erstgespräch festlegt werden, wie ihr zukünftig miteinander in Kontakt treten könnt. Sei dir bewusst, welche Tools hier für dich infrage kommen und welche nicht. Wenn dein Kunde oder deine Kundin gerne über WhatsApp mit dir kommunizieren möchte, du dich aber dadurch gestresst fühlst, weil sich so Arbeit und Privates miteinander vermischen und du das Gefühl hast, immer erreichbar sein zu müssen, kommuniziere das ganz klar und zeige deine Grenzen auf.

Ein beliebtes Kommunikationstool ist Slack: Hier kannst du Nachrichten schreiben, Sprachnachrichten schicken oder Dateien teilen. Außerdem können Channels erstellt werden, in denen sich Teammitglieder sich über ein bestimmtes Thema austauschen können, z. B.: Instagram, Blog-Artikel, Website, … 

Wenn du deinen Kund*inne kurz etwas zeigen möchtest, aber nicht extra ein Meeting dafür ansetzen willst, eignet sich Loom: Mit diesem Tool kannst du kurze Videos aufnehmen, in denen du z.B. deinen Bildschirm freigibst und deinen Kund*innen etwas erklärst. Den Link zu diesem Video leitest du dann ganz einfach an deine Kund*innen weiter und sie können es sich ansehen, wann sie wollen.

Bist du schon etwas weiter in deinem Business, spielst du vielleicht mit dem Gedanken, dir eine E-Mail-Liste aufzubauen, um deine Kund*innen auf dem Laufenden zu halten oder über Angebote zu informieren. Bekannte Anbieter für E-Mail-Marketing sind ActiveCampaign und MailChimp. 

Um Termine oder Erstgespräche mit deinen Kund*innen abzustimmen, eignet sich ein Kalendertool wie Calendly. Du kannst Zeiten freigeben, in denen du verfügbar ist und deine Kund*innen können sich ganz einfach einen Termin einbuchen. Das erleichtert dir die Arbeit und spart viel Zeit. 

Willst du mehrere Tools miteinander verknüpfen und Prozesse automatisieren, eignet sich Zapier. Immer dann, wenn es keine direkte Schnittstelle zwischen zwei Tools gibt, kannst du sie durch Zapier miteinander verknüpfen und so Prozesse effizienter machen. 

Jetzt hast du einen Überblick darüber, welche Tool es gibt, wie sie dich und dein Business voranbringen können und du hast hoffentlich Ideen, welche Tools du in deinen Alltag integrieren möchtest. Wichtig ist, dass du dir überlegst, welchen Vorteil dir ein Tool bringen soll (z.B. Zeit- oder Geldersparnis) und ob es das leisten kann. Mache dir also Gedanken darüber, was du wirklich brauchst und nutze ein Tool nicht nur, weil es jeder tut.

Sowohl in der VA Business Mastery, meiner 12-wöchigen Ausbildung zur Virtuellen Assistenz, als auch in der VA Workademy, der Membership für VAs, gibt es eine Toolbox, in der du zu allen Tools Videos, Texte, Vor- und Nachteile und Vergleiche verschiedener Tools findest, um die optimalen Tools für dich zu finden. 

Mehr Infos findest du hier: