Virtuelle Assistenz

Als Virtuelle Assistenz auf Reisen oder im Eigenheim leben 

Zwei VAs mit unterschiedlichen Lebensstilen im Interview

Eigentlich dachtest du, du schaffst die Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz ganz alleine. Aber mittlerweile merkst du, dass dir der Austausch mit Gleichgesinnten fehlt, du niemanden hast, den du um Hilfe fragen kannst und dich alleine fühlst. Du bist nicht alleine! 

Nora Spille und Sophia Braun ging es genauso – und sie haben entschieden, das zu ändern! Seit letztem Jahr sind die beiden Mitglieder in der VA Workademy, meiner Membership für VAs und berichten, wie sie der Austausch mit anderen VAs weitergebracht hat, wieso es für ihre Kund*innen ein Pluspunkt ist, dass sie Teil einer starken VA-Community sind und welche “Ahas” sie dank der VA Workademy hatten.

Außerdem erfährst du:

  • Wie Nora während einer Italienreise ihr VA-Business gründete
  • Wie Sophia sich sichtbar machte – und direkt Kund*innen gewinnen konnte
  • Warum du dich nur mit dir selbst vergleichen solltest
  • Wieso Struktur nicht einengt, sondern Sicherheit gibt

Gründung des VA-Business während einer Italienreise

Nora hat vor der Virtuellen Assistenz an einer privaten Hochschule gearbeitet, was ihr zwar lange Zeit Spaß machte, aber sie irgendwann nicht mehr erfüllte. Sie fühlte sich eingeengt und ihr fehlte der Freiraum. 2019 beschloss Nora, ihren Job zu kündigen und hat Tickets nach Bali gebucht. Dort verbrachte sie einige Monate, ohne genau zu wissen, wie es danach für sie weitergehen soll. Sie wollte die Zeit nutzen, um mehr zu sich selbst zu finden: Herausfinden, wer sie ist und was sie vom Leben will.

2020 ging sie noch einmal kurz zurück in die Festanstellung, merkte aber schnell, dass es sie nicht glücklich machte. Dann hörte sie vom Digitalen Nomadentum und schließlich von der Virtuellen Assistenz. Nora dachte, dass ihr die Tätigkeit als VA Spaß machen könnte und beschloss, es zu versuchen. Sie spürte, dass eine Festanstellung nicht mehr möglich wäre und entschied für sich, dass es ab jetzt keinen Plan B mehr gebe, nur noch Plan A: Ihre Selbstständigkeit.

Gleichzeitig hatte sie aber schon eine längere Reise durch Italien geplant. Statt einen dieser Träume sausen zu lassen, beschloss sie, beides zu tun: Sie gründete ihr Business und reiste gleichzeitig durch Italien. Das war nicht immer einfach, aber sie fand schon während ihrer Reise Kund*innen. Momentan ist Nora zurück in Deutschland und arbeitet nicht nur für ihre Kund*innen, sondern auch an ihrem VA-Business, z.B., indem sie sich mehr mit Themen wie Struktur und Planung auseinandersetzt. 

Vom Mut, sich als Virtuelle Assistenz sichtbar zu machen

Sophia ist nach ihrem Studium direkt in einen Vollzeitjob in der Baubranche gestartet, hat aber schnell bemerkt, dass täglich 8 Stunden im Büro zu sitzen nicht ihrem idealen Tag entspricht. Außerdem war ihre Branche sehr männerdominiert und sie wünschte sich, mehr mit Frauen zusammenzuarbeiten. Sophia beschloss, nur noch Teilzeit in ihrer Festanstellung zu arbeiten und sich nebenberuflich als Virtuelle Assistenz selbstständig zu machen. So konnte sie auch mehr Zeit in ihrem Eigenheim verbringen, das sie vor zwei Jahren mit ihrem Mann gekauft und renoviert hat.

Vor allem mit dem Thema Sichtbarkeit tat sich Sophia anfangs schwer. Sie hatte Angst vor der Reaktion von Kolleg*innen, Familie und Freundeskreis. Tatsächlich kam von Kolleg*innen die Frage, was genau sie denn da tue und ob sie jetzt persönliche Assistentin sei: “Du hast doch studiert – warum willst du jetzt Assistentin werden?” Sophia musste dann erstmal für sich selbst definieren, was die Virtuelle Assistenz für sie bedeutet und wie es am besten nach außen kommuniziert. Heute weiß sie, dass die Virtuelle Assistenz kein Assistenz-Job ist, sondern es vielmehr um selbstständiges und eigenständiges Arbeiten gehtl – und das, wann und wo sie will. 

Ein halbes Jahr nach ihrer Gründung eröffnete Sophia dann ihren Instagram-Account – und fand sehr schnell genau durch dieses Medium Kund*innen. Ihr Rat: Einfach machen! Meistens treten all die Sorgen und Gedanken, die man sich macht, gar nicht ein.

Unerwartet zur Traum-Dienstleistung

Auch Nora kennt die Angst, sich sichtbar zu machen. Sie hatte Angst davor, was ehemalige Kolleg*innen oder Freund über sie denken, wenn sie ihr LinkedIn oder XING-Profil aktualisiert und öffentlich bekannt gibt, dass sie jetzt Virtuelle Assistentin ist. Aber ihre Befürchtungen traten nicht ein – viele reagierten sogar sehr positiv und gratulierten ihr zu ihrem Schritt in die Selbstständigkeit. 

Und mittlerweile bietet Nora sogar LinkedIn als Dienstleistung an! Eigentlich ist sie mit ganz anderen Dienstleistungen gestartet, mit Dingen, die sie aus ihrem alten Job schon kannte. Nebenher hat sie sich aber sehr viel Wissen zum Thema Online-Marketing angeeignet und herausgefunden, wieviel Spaß sie daran hat. 

Sophia bietet mittlerweile Dienstleistungen im Bereich Backoffice und Launch-Management an. In ihrem Job hat sie schon viele Erfahrungen im Bereich Projektmanagement gesammelt und ist froh, dies teilweise auch in die Tätigkeit als Virtuelle Assistenz einbringen zu können.

Deshalb solltest du dich als Virtuelle Assistenz nur mit dir selbst vergleichen

Nora hat am Anfang ihrer Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz das Thema Netzwerken unterschätzt und gedacht, dass sie alles alleine hinbekommt. Schnell merkte sie aber, dass sie wenige Personen in ihrem Umfeld hatte, die selbstständig sind – und wenn, dann in ganz anderen Bereichen. Ihr fehlte der Austausch und einfach mal Fragen stellen zu können wie z.B.:

“Wie erlebst du das?”

“Wie organisierst du dich?”

“Wie machst du …?”

Außerdem stieß sie auf Facebook-Gruppen, in denen VAs sich gegenseitig empfahlen und wollte diese Chance auch für sich nutzen. Nora nahm an einigen Netzwerkevents, darunter auch an einem meiner Netzwerkevents teil und merkte schnell, wie gut ihr der Austausch mit anderen tat. Sie bekam sehr viel zurück und merkte, dass viele andere VAs ähnliche Sorgen und Herausforderungen erleben wie sie. “Früher habe ich mich oft mit anderen verglichen, vor allem mit Personen, die schon weiter waren als ich. Es schien, als ob alle anderen viel weiter sind, alles im Griff haben und schon noch 2 Monaten ausgebucht waren.” 

Durchs Netzwerken merkte Nora, dass das nicht der Realität entspricht und viele VAs mit ähnlichen Herausforderungen zu kämpfen haben wie sie selbst. Es war inspirierend für Nora, ihre Wege zu sehen und der Austausch mit anderen gab ihr Kraft und Motivation.

Was sie während ihrer Selbstständigkeit gelernt hat: Öfter innehalten und sich bewusst machen, wie weit man gekommen ist. Sonst merkt man gar nicht, wie viele Fortschritte man gemacht hat und was man mittlerweile alles kann. Deshalb solltest du dich nur mit dir selbst vergleichen, statt mit anderen. 

Pluspunkte bei Kund*innen durch eine starke Community

Sophia dachte am Anfang ihrer Selbstständigkeit ähnlich wie Nora: “Das kriege ich schon alleine hin!”. Allerdings kannte niemand in ihrem Umfeld die Virtuelle Assistenz und es gab keinen, den sie um Hilfe fragen konnte. Seit sie Mitglied in der VA Workademy ist, spürt Sophia wieder eine Art Teamzugehörigkeit. Toll findet sie, dass man jederzeit Fragen in der Facebook-Gruppe der VA Workademy stellen kann. Die Mitglieder sind Expertinnen in ganz unterschiedlichen Gebieten und so findet sich auf fast jede Frage eine Antwort. Sophia ist es wichtig, Teil einer Community zu sein, in der sie und ihre Arbeit verstanden wird und in der sie sich Rat holen kann. 

Außerdem hat sie offen an ihre Kund*innen kommuniziert, dass sie Mitglied in der Workademy ist. Diese kommen nun öfter auf Sophia zu und fragen, ob sie VAs empfehlen oder eine Frage an die Community stellen kann, um diese beantworten zu lassen. Ihre Kund*innen finden es gut, dass Sophia Teil eines Netzwerks ist und damit zeigt, dass sie ihre Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz ernst nimmt. 

Zudem hat Sophia durch die Community immer ein Backup. Gerade am Anfang ist das sehr hilfreich, denn auch, wenn man noch nicht alles weiß, kann man an seine Kund*innen kommunizieren, dass sie viele VAs hat, die man fragen kann, wenn man nicht weiter kommt.

Durch die VA Workademy zu mehr Struktur

Für Nora ist ein wichtiges Thema, dass sie angeht, seit sie Mitglied in der VA Workademy ist, Struktur: “Letztes Jahr war ich, teilweise auch durch meine Reisen, unstrukturiert, weil ich z.B. nie genau wusste, ob ich WLAN habe oder bestimmte Termine wahrnehmen kann.” Außerdem wollte Nora möglichst schnell möglichst viel wissen, was dazu führte, dass sie zahlreiche Freebies heruntergeladen hat und Webinare buchte, aber vieles davon nie umsetzte. 

Besonders geholfen hat Nora der Gruppensprint zum Thema Jahresplanung in der VA Workademy. Die Gruppensprints finden einmal pro Monat statt und gemeinsam arbeiten wir zwei Stunden lang konzentriert an einem Thema, wie z.B. Buchhaltung, Website oder eben Jahresplanung. “Durch den Sprint habe ich in den ersten beiden Januarwochen schon mehr geschafft und strukturierter gearbeitet als in den letzten drei Monaten. Jetzt weiß ich, wie ich mich richtig strukturiere und an Themen dranbleiben, indem ich mir z.B. Wochenziele setze.” Anders als im Angestelltenverhältnis muss man sich in der Selbstständigkeit selbst organisieren und motivieren – es gibt niemanden, der einem sagt, was wann zu tun ist oder der einen in den Feierabend schickt. Aber mit der richtigen Struktur ist das gut machbar. Anders als viele glauben, engt Struktur nicht ein, sondern setzt einen Rahmen, innerhalb dessen man sich bewegen kann und der Sicherheit gibt.

Sophias “Ahas” in der VA Workademy

“Nur weil ich selbstständig bin, bin ich nicht alleine.” Das war eins der wichtigsten Learnings, die Sophia aus der Workademy mitgenommen hat. Sie fand eine Gruppe, in der sie sich zugehörig fühlt und in der sie Fragen stellen kann.

Ebenfalls toll an der VA Workademy findet Sophia, dass man mit vielen unterschiedlichen Themen konfrontiert wird – auch mit solchen, die man vielleicht bisher noch gar nicht auf dem Schirm hatte. Bei Sophia war es z.B. Datenschutz. Durch die Workademy wurde ihr bewusst, wie wichtig dieses Thema ist und sie war motiviert, es in ihrem Business umzusetzen. “Ich habe festgestellt, dass man viel an seinem eigenen Business arbeiten muss und eben nicht immer nur für Kund*innen.” 

Dein VA-Business wächst nicht, wenn du nicht regelmäßig reflektierst und dir bewusst macht, wo du gerade stehst und wo du hin möchtest. Es geht nicht immer darum, noch mehr Kund*innen und Umsatz zu haben, sondern sich regelmäßig sein “Warum” vor Augen zu führen und zu überlegen, wie man sein VA-Leben so gestalten kann, wie man es sich immer gewünscht hat. Und das geht nur, wenn man nicht nur in, sondern auch an seinem Business arbeitet. Durch die Workademy hat Sophia sich committed gefühlt, aktiv an ihrem Business zu arbeiten:  “Man bekommt mit, dass andere in der Gruppe Fragen stellen zu ihrem Business und wird daran erinnert, dass man ja auch etwas für das eigene Business tun wollte.”

Du wünschst dir auch eine starke Community?

Wenn du gemerkt hast, wie wichtig der Austausch mit Gleichgesinnten ist, dann fang an zu Netzwerken! Wie du das machst? Z.B., indem du dich für 0 Euro bei der VA Week 2023 anmeldest! Wir feiern eine Woche lang gemeinsam die Virtuelle Assistenz und tauschen uns untereinander aus.

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Hier erfährst du mehr über Nora und Sophia:

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